Agents vocaux IA

Automatisez vos appels avec des agents vocaux IA

Nos agents IA appellent, répondent, qualifient les demandes, prennent des rendez-vous et mettent automatiquement à jour vos outils métiers — 24h/24.

Appels entrants · Appels sortants · Qualification · Prise de RDV · CRM / ATS / ERP

Déroulement d’un appel

  1. 1Appel
  2. 2Agent vocal IA
  3. 3Qualification
  4. 4Action
  5. 5CRM · RDV · Ticket · Transfert

Vos équipes passent encore des heures sur des appels qui pourraient être automatisés.

Dans beaucoup d’entreprises, une grande partie des conversations téléphoniques consiste à répéter le même échange.

  • poser toujours les mêmes questions
  • récupérer des informations
  • vérifier une disponibilité
  • prendre un rendez-vous
  • donner l’état d’un dossier
  • qualifier un besoin
  • mettre à jour une base de données
  • transférer la demande au bon collaborateur

L’agent IA prend en charge la partie répétitive. Vos équipes reprennent la main lorsque leur expertise est réellement nécessaire.

Ce que peut faire l’agent

Un agent conversationnel vocal, branché sur votre activité.

Il répond, qualifie, réserve et met à jour. L’automatisation des appels téléphoniques porte sur ces échanges, pas sur les conversations qui demandent un expert.

01

Répondre aux appels

Décrocher 24h/24 et comprendre naturellement la demande de l’appelant.

02

Qualifier

Poser les bonnes questions selon vos propres critères métier.

03

Prendre rendez-vous

Consulter les disponibilités et réserver directement un créneau dans l’agenda.

04

Rappeler automatiquement

Contacter un lead, un client ou un candidat lorsqu’un événement le déclenche.

05

Mettre à jour vos outils

Envoyer automatiquement les informations collectées vers le CRM, l’ATS, l’ERP ou le logiciel métier.

06

Transférer à un humain

Détecter les situations qui demandent un collaborateur et transférer la conversation avec son contexte.

Un agent connecté à vos outils, pas un simple standard téléphonique.

L’appel n’est que le début. L’intérêt est ce qui se passe ensuite dans vos outils.

Étape 1

Un appel est déclenché

Appel entrant, formulaire web, nouveau lead CRM, campagne de réactivation, candidature, demande SAV.

Étape 2

L’IA mène la conversation

Elle suit vos règles métier, converse naturellement et s’adapte aux réponses.

Étape 3

Elle déclenche l’action nécessaire

Prise de rendez-vous, création d’un ticket, qualification, mise à jour CRM ou ATS, transfert humain, relance.

Étape 4

Toutes les informations sont enregistrées

Résumé de l’appel, informations collectées, statut, résultat et prochaine action.

Téléphone → Agent IA → Outils métiers

Téléphone
Agent IA
Outils métiers
  • CRM
  • ATS
  • Calendrier
  • ERP
  • Helpdesk
  • API

Cas d’usage

Des agents vocaux conçus autour de vos processus métiers

Chaque agent est configuré selon votre activité, vos règles et vos outils.

Assurance : qualifier chaque demande avant le conseiller

L’agent traite les demandes entrantes et les leads qui ont demandé à être rappelés. Le conseiller intervient une fois le besoin clarifié.

Il peut aussi couvrir

  • la FAQ contrat
  • les pièces manquantes
  • l’état d’une demande
  • la prise de rendez-vous
  • l’orientation vers le bon service

Une personne demande un devis

Mutuelle ou assurance professionnelle : l’agent rappelle et qualifie la demande.

Il collecte

  • le profil
  • la situation
  • le besoin
  • la couverture actuelle
  • l’échéance
  • les critères importants
  • Qualification
  • Scoring
  • Prise de rendez-vous
  • Envoi des informations au conseiller

Les conseillers interviennent lorsque le besoin est déjà identifié et qualifié.

ESN : réactivez votre vivier avant de sourcer de nouveaux candidats

Une ESN possède souvent des milliers de candidats et de consultants dans son ATS. Les informations deviennent vite obsolètes, et le vivier n’est plus exploitable sans un appel.

Ce qui manque le plus souvent

  • la disponibilité
  • un TJM à jour
  • les nouvelles compétences
  • un changement de localisation
  • un changement de poste
  • une recherche active ou non
  • les critères de mission

Exemple

Une nouvelle mission Java / AWS est ouverte à Paris. Le système identifie les profils pertinents dans le vivier, puis l’agent les appelle.

Il peut demander

  • êtes-vous actuellement disponible ?
  • êtes-vous ouvert à une nouvelle mission ?
  • quel est votre TJM actuel ?
  • êtes-vous disponible sur Paris, en hybride ou en remote ?
  • avez-vous récemment travaillé sur AWS ?
  • à partir de quelle date êtes-vous disponible ?
  • cette mission pourrait-elle vous intéresser ?
  • Mise à jour de la fiche candidat dans l’ATS
  • Détection des candidats intéressés
  • Qualification
  • Prise de rendez-vous avec le Business Manager
  1. 01Nouvelle mission
  2. 02Matching vivier
  3. 03Appels IA
  4. 04Disponibilité, intérêt, critères
  5. 05Mise à jour ATS
  6. 06Candidats qualifiés
  7. 07RDV Business Manager

Avant de sourcer de nouveaux profils, exploitez réellement ceux que vous avez déjà.

Votre vivier devient une base active plutôt qu’une base de CV oubliés.

Location de matériel : transformer les appels en demandes qualifiées

Les agences de location reçoivent chaque jour des appels qui se ressemblent. La demande est réelle, mais le temps passé à la recueillir l’est aussi.

Les appels portent souvent sur

  • la disponibilité
  • le prix
  • les dates de location
  • les caractéristiques du matériel
  • la livraison
  • la prolongation
  • le retour du matériel

Un client appelle

« J’aurais besoin d’une nacelle de 18 mètres à Lyon mardi prochain. »

L’agent vocal peut demander

  • le type de matériel
  • la hauteur nécessaire
  • l’adresse du chantier
  • les dates
  • la livraison ou le retrait
  • les coordonnées
  • le numéro de compte client
  • Vérification ou transmission de la disponibilité
  • Création de la demande
  • Transfert vers l’agence ou le commercial
  • Informations enregistrées dans le CRM ou l’ERP

Vos agences répondent à davantage de demandes sans mobiliser systématiquement un collaborateur.

Immobilier : absorber les appels locataires et copropriétaires

Les gestionnaires reçoivent un volume élevé de demandes répétitives. Chaque appel non structuré revient ensuite sous forme de relance.

Les motifs reviennent souvent

  • fuite
  • chauffage
  • ascenseur
  • badge
  • parking
  • charges
  • travaux
  • documents
  • incidents dans les parties communes

Un locataire appelle

« J’ai une fuite d’eau dans mon appartement. »

L’agent demande

  • l’adresse
  • la résidence
  • l’appartement
  • l’origine apparente
  • l’urgence
  • les dégâts constatés
  • les coordonnées
  • Identification du niveau d’urgence
  • Création automatique d’un ticket
  • Transmission au gestionnaire ou au prestataire
  • Envoi du récapitulatif

Le gestionnaire reçoit directement une demande structurée plutôt qu’un simple appel à traiter.

Maintenance : préqualifier les pannes avant le technicien

Avant de dépêcher quelqu’un, il faut savoir quelle machine, quel site, quel symptôme. Cet échange est utile, et presque toujours le même.

Cela concerne notamment

  • les machines industrielles
  • les équipements logistiques
  • le froid industriel
  • les cuisines professionnelles
  • les équipements techniques
  • le matériel médical
  • les ascenseurs
  • les machines-outils

Le client appelle

« Ma machine affiche une erreur E47 et ne démarre plus. »

L’agent peut récupérer

  • l’entreprise
  • le site
  • la machine
  • le numéro de série
  • le code erreur
  • les symptômes
  • les manipulations déjà effectuées
  • le niveau de criticité
  • Création du ticket
  • Classification de l’urgence
  • Transmission des informations au technicien
  • Planification éventuelle d’une intervention

Le technicien reçoit le contexte avant même de prendre en charge le dossier.

Transport : automatiser le suivi et les demandes récurrentes

Une part importante des appels d’exploitation porte sur le suivi, un changement de créneau ou une demande déjà connue.

Exemples d’appels

  • « Où est ma livraison ? »
  • « Peut-on changer le créneau ? »
  • « Le chauffeur n’est pas encore arrivé. »
  • « Je souhaite organiser un enlèvement. »
  • « Pouvez-vous me faire un devis ? »

L’agent récupère

Les éléments utiles pour consulter le dossier ou préparer une demande, sans mobiliser l’exploitation à chaque appel.

Les informations demandées

  • le client
  • la référence transport
  • le lieu de départ
  • la destination
  • la date
  • le type de marchandise
  • le poids ou le volume
  • l’incident éventuel
  • Consultation ou mise à jour du dossier
  • Création d’une demande
  • Qualification d’un devis
  • Transfert exploitation ou commercial si nécessaire

Automatisez les demandes répétitives tout en laissant les cas complexes aux équipes d’exploitation.

Entrant ou sortant, selon le moment où l’appel a de la valeur.

L’agent IA téléphone les personnes qui vous appellent, ou celles qui ont déjà un lien avec votre entreprise.

Agent vocal entrant

Ne laissez plus un appel sans réponse

Un standard téléphonique IA qui décroche, comprend la demande et oriente la suite. Utile pour absorber le premier niveau d’un centre d’appels.

  • Standard 24/7
  • Qualification
  • FAQ
  • Support niveau 1
  • Demande de devis
  • Création de ticket
  • Transfert intelligent

Agent vocal sortant

Automatisez les appels répétitifs

Les rappels s’adressent à des personnes qui ont demandé à être contactées, ou qui font déjà partie de votre base clients, prospects ou candidats.

  • Rappel immédiat d’un lead
  • Qualification
  • Réactivation CRM
  • Réactivation ATS
  • Confirmation de rendez-vous
  • Collecte d’informations
  • Relance

Un nouveau lead ? L’agent peut l’appeler immédiatement.

Plus besoin d’attendre qu’un commercial soit disponible pour effectuer le premier rappel. C’est le prolongement de la qualification téléphonique que Vibency réalise déjà pour ses clients.

  1. 1

    Formulaire envoyé

  2. 2

    Agent vocal IA

  3. 3

    Qualification du besoin

  4. 4

    Prospect éligible

  5. 5

    Consultation du calendrier

  6. 6

    Rendez-vous réservé

  7. 7

    CRM mis à jour

Qualification téléphonique IARendez-vous dans l’agendaCompte rendu dans le CRM

L’agent apprend votre processus, pas l’inverse.

Vous conservez la logique métier. L’agent pose vos questions, applique vos critères et s’arrête là où un collaborateur doit reprendre.

  • Questions à poser
  • Critères de qualification
  • Règles de transfert
  • Objections
  • Informations autorisées
  • Ton de conversation
  • Horaires
  • Actions après appel
  • Outils utilisés

Connecté à votre stack existante

Connexion possible à vos outils métiers via API et automatisations. Nous vérifions, pour chaque projet, ce que le logiciel permet réellement.

  • HubSpot
  • Salesforce
  • Pipedrive
  • Google Calendar
  • Microsoft / Outlook Calendar
  • ATS
  • ERP
  • Zendesk
  • Outils métiers
  • API / Webhooks

Cette solution est-elle adaptée à votre entreprise ?

  • Vous traitez plusieurs centaines ou milliers d’appels chaque mois.
  • Vos équipes posent régulièrement les mêmes questions.
  • Vous avez un CRM, un ATS, un ERP ou un logiciel métier.
  • La rapidité de rappel de vos leads influence vos conversions.
  • Vous disposez d’une base clients, prospects ou candidats sous-exploitée.
  • Vous souhaitez absorber plus de volume sans augmenter proportionnellement vos équipes.

Si plusieurs de ces situations vous correspondent, un agent vocal IA peut probablement automatiser une partie importante de votre processus.

Méthode Vibency

Nous construisons l’agent autour de votre processus métier

Étape 01

Analyse

Nous identifions les appels répétitifs et les scénarios où l’automatisation peut réellement apporter du ROI.

Étape 02

Conversation

Nous construisons les scénarios, les règles métier et les comportements de l’agent.

Étape 03

Intégration

Nous connectons l’agent à vos données et à vos outils lorsque c’est nécessaire.

Étape 04

Optimisation

Nous analysons les conversations et améliorons progressivement les scénarios.

Vous avez encore des questions ?

Oui. Les technologies actuelles permettent une conversation dynamique : l’agent comprend la réponse et adapte la suite de l’échange. Le scénario fixe les objectifs et les règles métier. La conversation reste naturelle.

Oui, lorsqu’il est connecté à votre calendrier ou à votre système de réservation. Il consulte les disponibilités et réserve le créneau pendant l’appel.

Oui, selon les API et les possibilités du logiciel utilisé. Les informations collectées peuvent alors mettre à jour une fiche, créer une demande ou déclencher une action dans votre outil.

Elle peut transférer l’appel à un collaborateur, créer une demande, ou organiser un rappel. Le contexte déjà recueilli est transmis avec la conversation.

Oui, selon le cas d’usage. Le même principe couvre les appels reçus et les rappels déclenchés par un formulaire, un nouveau lead ou une campagne de réactivation de votre base.

Non. Le scénario fournit les objectifs et les règles métier, mais la conversation reste dynamique et s’adapte aux réponses de la personne au téléphone.

Le coût dépend principalement du volume d’appels, de la complexité des scénarios et des intégrations nécessaires. Nous réalisons d’abord une étude du cas d’usage.

Quel processus téléphonique pourriez-vous automatiser ?

Présentez-nous votre cas d’usage. Nous identifierons les appels automatisables, les intégrations nécessaires et le potentiel de ROI.

Échange de 20 minutes · Sans engagement